Vaalikirje/ilmoituskortti

 

Posti on lähettänyt virheellisiä laskuja vaalikirjeen postimaksusta
Seurakuntavaalien vaalikirjeet on painatettu ja postitettu lokakuun aikana. Vaalikirjeen painatuksen ja postituksen laskutus on eriytetty siten, että Strålfors laskuttaa seurakuntia suoraan vaalikirjeen painatuksesta ja Posti postimaksusta. Postilta saadun tiedon mukaan heiltä lähteneissä laskuissa on sovellettu sovittua alempaa alennusprosenttia postimaksun listahintoihin, jolloin laskun summa on ollut liian korkea. Postin kanssa selvitellään parhaillaan menettelyä ja toimenpiteitä laskutuksen virheiden korjaamiseksi. Seurakuntien tulee tällä välin jättää Postin lasku vaalikirjeen postimaksusta maksamatta. Laskussa lukee tuotetietoina ”Asiakassuora konelajiteltava”, asiakas-kohdassa: Kirkon Keskusrahasto ja asiakasnumero on kaikille seurakunnille yhteinen 123818.

Päivitys 2.11.2018

Posti korjaa laskujen volyymialennuksessa olleen virheen. Laskut korjataan lähettämällä hyvityslasku virheelliselle laskulle ja uusi korjattu lasku, jossa alennusprosentti on 8 %. Laskujen eräpäivää muutetaan eteenpäin korjauslaskun myötä. Jos lasku on jo ehditty maksaa, Posti laskee hyvitettävän summan ja palauttaa sen tilille. Mahdollisiin kysymyksiin vastaa Postin laskutus p. 0200 77 000, laskuneuvonta@posti.com. Ennakkotilausalennuksen toteutumisen edellytyksiä selvitetään edelleen.

Strålfors lähettää vaalikirjeen painatuksesta ja kuorituksesta laskun, jossa kirjeen hinta on 0,1493 €/kpl + alv ja lisäsivujen hinta 0,0399 €/kpl + alv.

Vaalikirjeen jakelussa ilmenneistä häiriöistä voi olla yhteydessä Postiin sähköpostitse: avainasiakas@posti.com tai puh. 0200 12131.

 

Päivitettyä tietoa 27.9.2018

Äänestysalueisiin jakautuvan seurakunnan tulee lähettää ilmoituskortti äänioikeutetuille jäsenilleen viimeistään 19.10.2018. Ilmoituskortti lähetetään äänioikeutetun kielellä suomeksi tai ruotsiksi.

Jos seurakunnan täytyy lähettää ilmoituskortti, ja se hoitaa ilmoituskortin painattamisen ja postittamisen itse, seurakunnasta tulee olla yhteydessä Kirkkohallitukseen ilmoituskortin tietojen ajamiseksi Kirjuri-järjestelmästä. Jos asia on hoitamatta, tulee kiireesti ottaa yhteyttä Satu Kettuseen.

Jos seurakunta on tilannut vaalikirjeen äänioikeutetuille jäsenilleen, ilmoituskortti sisältyy kirjeeseen.

Vaalikirjettä ei kuitenkaan voida lähettää niille äänioikeutetuille, joiden tiedot eivät ole sisältyneet oikeassa muodossa alkuperäiseen äänioikeutettujen luetteloon. Näitä henkilöitä ovat:

  1. ne, joiden tiedot on lisätty äänioikeutettujen luetteloon vasta luettelon tarkistamisen yhteydessä
  2. ne, joiden tiedot ovat virheellisesti tulostuneet ”ei äänestysaluetta” -luettelolle.

Tämä tarkoittaa, että vaalikirje voidaan lähettää vain niille henkilöille, jotka ovat kuuluneet alkuperäiseen (tarkistamattomaan) äänioikeutettujen luetteloon.  Luettelon tarkistus on tapahtunut manuaalisesti eivätkä nämä tiedot ole välittyneet kirkkohallitukseen, koska äänioikeusrekisteri ei ole sähköinen.

Jos seurakunta on jakautunut äänestysalueisiin, ilmoituskortin lähettäminen viimeistään 19.10 on pakollista. Äänestysalueisiin jakautuneen seurakunnan tulee huolehtia itse ilmoituskortin lähettäminen edellä mainituille henkilöille siinäkin tapauksessa, että se on tilannut vaalikirjeen äänioikeutetuille jäsenilleen! Näille henkilöille siis lähetetään ilmoituskortti joka löytyy täältä word-versiona:

http://www.info.seurakuntavaalit.fi/vaalien-jarjestaminen/vaaliasiakirjat

Word-versio avataan, täytetään suluissa olevat kohdat itse, printataan ja lähetetään äänioikeutetulle viimeistään 19.10.

Jos seurakunta ei ole jakautunut äänestysalueisiin, ilmoituskortin lähettäminen on vapaaehtoista. Seurakunta harkitsee tällöin itse lähettääkö ilmoituskortin vai muutakin materiaalia sisältävän vaalikirjeen. Ilmoituskortti on toki kätevin keino kertoa äänioikeuden olemassaolosta ja sitä on hyvä käyttää myös niiden kohdalla, joille vaalilautakunta antaa äänioikeuden, kun se oikaisee äänioikeutettujen luetteloa (1.10. ja/tai 2.11)

----

Vaalikirjeen yhteispostitus- ja tulostuspalvelun tilausaika on päättynyt. Kirkkohallituksen kautta tarjottu paketti sisältää sekä materiaalien tulostuksen että postituksen. Jos seurakunta ei ole tilauksen yhteydessä 31.5. mennessä ilmoittanut haluavansa toimittaa kuvallisen ehdokaslistan, paketti lähetetään äänioikeutetuille oranssin/valkoisen mallin mukaisella kuvattomalla listalla.

http://info.seurakuntavaalit.fi/vaaliviestinta/vaalikirje/ilmoituskortti

Seurakuntavaalikirjeen tulostuspalvelu on kilpailutettu ja palvelusta vastaa Postnord Strålfors. Kirjeet lähetetään asiakassuorana ja postituksesta vastaa Posti Oyj. Strålfors ja Posti lähettävät kummatkin seurakunnille omat laskut palveluistaan.

Mitä pakettiin kuuluu?

Pakettiin kuuluu ilmoituskortti (malli), kuvaton ehdokaslista (malli oranssi) (malli valkoinen) sekä markkinointikirje (malli). Äänioikeutettujen sekä ehdokkaiden tiedot saadaan suoraan Kirjuri- ja VALAS-järjestelmistä.

Haluamme vaihtaa kuvattoman listan kuvalliseen, kuinka toimimme?

Jos seurakunta haluaa kuvattomien ehdokaslistojen sijasta lähettää osana kirjettä kuvallisen listan, tämä on mahdollista. Ilmoittautumisen yhteydessä on kysytty tätä. Kuvallinen lista tulee taittaa valmiiksi painokelpoiseksi seurakunnassa taitto-ohjelmalla ja toimittaa Strålforsille heidän ohjeidensa mukaan. Jotta vältytään viime hetken muutostarpeilta painon päässä, seurakunnan tulee toimittaa malli kuvallisesta listasta Strålforsille 15.8. mennessä. Mallissa käytetään viitteellistä sisältöä. Huomaattehan, että posti veloittaa korkeampaa postimaksua per kirje, mikäli liuskoja tulee kirjeeseen enemmän kuin kolme.

Ohje painokelpoisen kuvallisen ehdokaslistan tekemiseen

Strålforsin kanssa on sovittu, ettei seurakunnan itse taittaman ns. kuvallisen listan ole pakko sisältää kuvia, vaan seurakunnat saavat itse päättää sisällöstä, kunhan lista on taitto-ohjeen mukainen (mm. A4-kokoa ei voi muuttaa). Itse taitettu ehdokaslista on mahdollista tehdä vihkomalliseksi taitto-ohjeen mukaisesti. Vihkomalliseen listaan ei saa niittausta eikä sitä saada niputettua erilleen kirjeen muusta materiaalista. Se siis tulostuu ja taitetaan samaan nippuun kirjeen muun materiaalin kanssa ja paperi on samaa, kuin muussa tulostettavassa materiaalissa.

Kun ehdokkaat ovat selvillä ja ehdokasnumerot annettu vaalilautakunnan 1.10. kokouksessa, valmis kuvallinen lista lähetetään Strålforsille heidän ohjeensa mukaisesti mahdollisimman nopeasti, kuitenkin viimeistään 5.10.2018 klo 16.

Haluamme vaihtaa muita osia kirjeestä, onko tämä mahdollista?

Muiden osien, kuten markkinointikirjeen vaihtaminen itse laadittuun ei ole sopimuksen puitteissa mahdollista.

Mitä vaalikirjeen tulostus- ja postituspalvelu maksaa?

Vaalikirjeen kokonaishinta riippuu tilausmäärästä ja mahdollisten lisäsivujen määrästä. Alla on esitettynä kirjeen kokonaishinta kappaletta kohti eri tilausmäärillä, myös lisäsivujen kera. Hinnat sisältävät alvin (24%). Normaalin 3 x A4 arkkia (ilmoituskortti, markkinointikirje ja yksi ehdokaslistoja sisältävä arkki) sisältävän kirjeen paino/hinta jää alle 25 g. Lisäsivuja tarvitaan, jos seurakunta kuuluu seurakuntayhtymään, jolloin kirjeeseen tulevat ehdokaslistat kummankin toimielimen vaalia varten. Lisäsivuja voidaan tarvita myös, jos ehdokaslistat halutaan kuvallisina tai markkinointikirjeen takapuolelle tulostettavat ennakkoäänestyspaikat eivät mahdu yhdelle sivulle. Tällöin kirjeen hinta määräytyy kirjeen painoluokan ja lisäsivujen määrän mukaan.

 

Koko tilaus kpl

Kirjeen paino enintään

1 –4999 kpl

5000 –9 999 kpl

10000 –19 999 kpl

20 000 –49 999 kpl

 

 

 

 

 

25 g (normaali kirje)

0,6557€

0,5052€

0,4907€

0,4759€

35g (kirjeessä 1 lisäsivu)

0,7461€

0,5795€

0,5641€

0,5487€

        (kirjeessä 2 lisäsivua)

0,7956€

0,6289€

0,6136€

0,5982€

50g (kirjeessä 3 lisäsivua)

0,8897€

0,7095€

0,6930€

0,6765€

        (kirjeessä 4 lisäsivua)

0,9392€

0,7590€

0,7425€

0,7260€