13. Vaaliasiakirjojen arkistointi ja hävittäminen

Vaalipöytäkirja ja vaalin tulosta koskevat laskelmat on säilytettävä seurakunnan arkistossa. (KVJ 2:53,1) Säilytysajoista on määrätty arkistonmuodostussuunnitelmassa. Äänioikeutettujen luettelot ovat henkilörekistereitä, joiden käsittelyyn sovelletaan lisäksi tietosuojasäännöksiä. Äänioikeutettujen luetteloa saa käyttää vain äänioikeuden toteamiseen. Tietosuojasivut: https://evl.fi/tietosuoja/tietosuoja-seurakunnissa

Tietosuojaviranomaisena toimivan tietosuojavaltuutetun yhteystiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto, Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki,
PL 800, 00531 Helsinki
tietosuoja(at)om.fi, p. 029 566 6700.

Seurakunnan tietosuojavastaavan yhteystiedot saa seurakunnasta tai seurakunnan tietosuojaselosteista.

Kaikki äänestysliput ja ehdokaslistojen yhdistelmät on seurakuntavaaleissa pantava kunkin vaalin osalta erikseen kestävään päällykseen, joka on suljettava sinetillä ja säilytettävä arkistossa, kunnes seuraavat seurakuntavaalit on toimitettu. (KVJ 2:53,2) Sinetöinti tehdään sinetöintiteipillä, jota saa mm. verkkokaupoista tai hyvin varustelluista kirjakaupoista.

Jos vaalista on valitettu, kirkkoherran on hallinto-oikeuden pyynnöstä lähetettävä sen vaalin äänestysliput, jota valitus koskee, sinetöidyssä päällyksessä hallinto-oikeudelle. (KVJ 2:53,3)

Vaaliasiakirjat äänestyslippuineen ovat lähtökohtaisesti julkisia asiakirjoja, joita voidaan pyytää nähtäväksi. Jos pyyntö koskee sinetillä suljettuja äänestyslippuja, sinetillä suljettuun pakettiin on merkittävä, mistä syystä se on avattu ja katselmuksen jälkeen paketti on suljettava uudestaan. Vaaliasiakirjojen nähtävillä pito on syytä suorittaa valvottuna siten, että asiakirjapyynnön esittäjää ei jätetä yksin asiakirjojen kanssa.

Käyttämättömät vaalikuoret ja lähetekuoret voi säilyttää. Muutoin käyttämättömät vaaliasiakirjat tulee hävittää.

Ohje: Vaaliasiakirjojen arkistointi ja hävittäminen